Analista Administrativo de Facturación Internacional

Cargo: Analista Administrativo de Facturación Internacional
Área: Facturación Internacional
Reporta a: Gerencia de Facturación Internacional
Personal a Cargo: Ninguno

Objetivo del Puesto

Ejecutar y garantizar el proceso de facturación para las operaciones de Latinoamérica, asegurando la emisión oportuna y correcta de facturas, notas de crédito y demás documentos asociados, cumpliendo con las políticas corporativas de la compañía.

Revisar el detalle de servicios prestados de cada trabajo (Billing Sheet) contra la nominación del cliente y la documentación de operaciones, verificando que todos los servicios ejecutados estén correctamente capturados, y elaborar la prefactura (Pricing Sheet) y la factura en el sistema de gestión aplicando el tarifario vigente de cada cliente. Es una posición de alto volumen mensual de trabajos.

Responsabilidades Principales

• Gestionar el proceso de facturación de clientes internacionales para los diferentes países de LATAM.

Revisión del detalle de servicios prestados

• Contrastar el detalle de servicios prestados que carga Operaciones —tonelaje inspeccionado, muestreo, medición, inspecciones de limpieza, ensayos de laboratorio y servicios adicionales, con sus cantidades y su distribución entre clientes— contra la nominación del cliente y el reporte de inspección (survey report, time log, ullage reports, shore figures, quantity summary, sealing report, certificados de análisis).
• Validar el tonelaje facturable (cifras de tierra o del buque), los tanques, las muestras, las mediciones y los servicios adicionales (horas hombre, inspectores adicionales, lancha, entre otros).
• Gestionar con los coordinadores de Operaciones las discrepancias, faltantes o aclaraciones detectadas antes de liberar el trabajo a facturación.

Prefactura y facturación

• Elaborar la prefactura por cliente aplicando tarifas, mínimos o descuentos según el acuerdo de precios vigente.
• Emitir facturas, notas de crédito y notas de débito cumpliendo los requisitos fiscales locales y las políticas corporativas, adjuntando la documentación de respaldo.
• Revisar y validar órdenes de compra, contratos, tarifas y documentación de respaldo previa a la facturación.
• Asegurar la correcta carga y mantenimiento de información de clientes en los sistemas de facturación.
• Monitorear los trabajos pendientes de facturar y asegurar su procesamiento dentro de los plazos establecidos.
• Resolver incidencias relacionadas con facturas rechazadas, discrepancias de precios, impuestos o datos de clientes.
• Atender consultas y reclamos de clientes internos y externos vinculados a la facturación emitida.
• Mantener controles y registros actualizados de todas las facturas emitidas.
• Realizar conciliaciones básicas entre servicios prestados y facturación generada.
• Elaborar y mantener registros y reportes periódicos de facturación, rechazos y métricas del proceso.
• Garantizar la confidencialidad y resguardo de la información financiera de clientes y de la compañía.

Requisitos

Formación Académica

• Estudiante avanzado o graduado de Administración, Contabilidad, Administración de Empresas, Comercio Exterior, Marina Mercante o carreras afines.

Experiencia

• Mínimo 2 años en posiciones administrativas u operativas con alto volumen de transacciones y documentación.
• Se valorará experiencia en inspección de hidrocarburos, terminales, agencias marítimas, trading o logística portuaria.
• Experiencia previa en facturación o control de costos: deseable, no excluyente.

Conocimiento del Negocio

• Comprensión de las operaciones de inspección: carga y descarga, lightering y STS, transferencias, bunker survey, muestreo y medición.
• Capacidad para leer e interpretar nominaciones y reportes de operaciones, e identificar en ellos los servicios facturables.

Conocimientos Técnicos

• Excel intermedio o avanzado.
• Manejo de sistemas de gestión y facturación; experiencia en Navarik / AIMS será valorada (se capacita en el puesto).

Idiomas

• Español: nativo.
• Inglés: intermedio o avanzado. La documentación operativa, las nominaciones y los tarifarios están en inglés, e implica comunicación escrita con oficinas y clientes del exterior.

Competencias Clave

• Atención al detalle y rigurosidad documental.
• Organización y método para sostener un alto volumen mensual de trabajos sin perder precisión.
• Comunicación efectiva con Operaciones y con las oficinas del exterior.
• Criterio para detectar inconsistencias y escalar oportunamente.

Postulaciones: Enviá tu CV a Maximiliano.Quintana@AmSpecGroup.Com.